Vérification des comptes, Un exercice minutieux !

Il revient au conseil syndical, tel que le définit l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, d’assister le syndic et d’en contrôler sa gestion. L’article 26 du décret de 1967 vient même préciser qu’il contrôle les dépenses, comment elles sont réparties, passées et exécutées, l’ensemble des contrats, la comptabilité et le budget prévisionnel.

Pour toute copropriété, cette vérification des comptes revêt une grande importance. En général, il revient au président du conseil syndical ainsi qu’aux autres de ses membres de prendre connaissance des documents comptables et des relevés bancaires. La vérification peut s’effectuer chez le syndic ou sur l’extranet de la copropriété. Selon l’arrêté du 14 mars 2005, elle porte sur la mise en place des règles comptables, sauf pour les copropriétés de moins de cinq lots principaux ou dont le budget est inférieur à 15 000 €, trois ans consécutivement*. Tout copropriétaire peut, à sa demande, avoir accès aux pièces, conformément à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Il convient d’organiser une réunion du conseil syndical, préalable à l’assemblée générale, pour vérifier l’ensemble des pièces et préparer leur transmission à l’ensemble des copropriétaires mais aussi pour préparer avec le syndic l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Cette réunion est toujours prévue dans le contrat de syndic dans le forfait de base des honoraires annuels.

* Loi du 13 juillet 2006

Quels documents
pour vérifier les comptes

Le livre journal : les entrées et sorties financières enregistrées au quotidien.
Le grand livre : l'ensemble des écritures comptables de l'exercice précédent.
La balance générale : les soldes de tous les postes comptables en fin d'exercice qui permettent d'établir la synthèse transmise aux copropriétaires.

Ce qu'il faut controler

Les travaux votés en assemblée générale : devis respectés, factures établies suite aux devis, répartition des dépenses selon les copropriétaires...
Les recettes : appels de fonds, remboursement des assurances en cas de sinistre, dommages et intérêts liés à des procédures...
Les dépenses : ensemble des charges, poste par poste, et factures qui leur sont associées...
La tésorerie : lignes débit/crédit, éventuels découverts ou emprunts, les flux financiers sur le compte bancaire séparé et sur le compte Travaux.
Les actions décidées lors du précédent contrôle des comptes.

À savoir

Si des documents ou autres ne sont pas transmis au plus tard un après la demande du conseil syndical, le syndic peut subir des pénalités (loi Elan du 23 novembre 2018)